Lors du processus de numérisation des documents, une Reconnaissance Optique des Charactères (OCR) est opérée et permet à la solution GED d’identifier les documents au moyen d’un traitement RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) et également d’extraire des informations de ces documents au moyen d’un traitement LAD (Lecture Automatique des Documents). Il est également possible de lire les informations contenues dans des codes-barres ou codes QR.

L’indexation consiste à décrire le document afin de le classer correctement et d’en faciliter la recherche ultérieure.

Le classement des documents en GED diffère de l’arborescence largement exploitée sur des systèmes tels que l’explorateur de Microsoft Windows. En effet, tous les documents seront stockés dans la même armoire virtuelle peu importe le type de document.

Deux manières d’exploiter la recherche de documents : la recherche full-text (plein texte) ou la recherche avancée, en fonction du type de contenu et des indexes.

La gestion électronique de documents vous permet de gérer les accès aux documents pour tous les utilisateurs de la solution. De manière générale, les documents sont accessibles selon le groupe auquel fait partie l’utilisateur. Il est toutefois possible pour vous d’y appliquer des règles plus strictes pour garantir un haut niveau de confidentialité.

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