Transformez vos pratiques avec l'Archivage Numérique Légal
La fin des archives papiers, conserver vos documents numériques légalement
L’archivage numérique légal est en train de révolutionner la manière dont nous conservons nos documents importants. Il est bien connu que certains documents, tels que les factures fournisseurs, doivent être conservés durant un certain temps déterminé par la loi. Historiquement, ces documents étaient stockés et archivés sous format papier. Mais les temps changent.
Pourquoi opter pour l’Archivage Numérique Légal ?
L’archivage électronique légal offre de nombreux avantages. Non seulement il permet un gain de place significatif, mais il offre également une sécurité accrue pour vos documents. Mais pour bénéficier d’un archivage numérique conforme à la loi, il est crucial de se conformer aux lois encadrant ces pratiques, dont l’ordonnance Olico de 2002.
Cette ordonnance stipule que la manière de tenue, de saisie et de conservation des documents doit garantir que ces derniers ne puissent être modifiés sans que cela soit apparent. Dans une entreprise, plusieurs types de documents doivent être archivés avec précaution, notamment :
- Les pièces comptables
- Les livres de comptes
- La correspondance
- Les documents commerciaux
- Les dossiers du personnel
Comment mettre en place un système d’Archivage Numérique Légal ?
La mise en place d’un système d’archivage numérique légal nécessite l’utilisation de solutions spécifiques. Nos solutions Doc.SERIES sont mises en place avec un système de signatures électroniques délivrées par QuoVadis Trustlink, l’un des quatre fournisseurs certifiés en Suisse pour ce service.
Ces documents archivés électroniquement ont donc une force probante, c’est-à-dire qu’ils ont la même valeur juridique que les documents papiers. Cela signifie que vous pouvez vous libérer de la contrainte de conserver des documents papier, sauf pour le rapport de gestion et le rapport de révision qui doivent toujours être conservés sur papier et signés.
Obtenir des conseils d'experts sur l'Archivage Numérique Légal
Mettre en place une solution d’archivage numérique légal nécessite une bonne connaissance du domaine. Il est donc préférable de demander l’avis d’experts en la matière. Selon les besoins spécifiques de votre entreprise, il est essentiel de disposer d’une solution qui corresponde à vos processus.
C’est pourquoi nous vous proposons de réaliser une étude sans engagement qui vous permettra de définir clairement vos besoins en matière d’archivage numérique légal. Pour ce faire, rendez-vous sur notre page de contact. Le formulaire ne prend que quelques secondes à remplir et vous recevrez, dans les plus brefs délais, une étude détaillée de vos besoins et des solutions adaptées.